Vrijwilligers die zich met een tag aanmelden
De Groene Transformator is een stichting die zich inzet voor duurzaamheid in de regio Roermond, en dé plek in Midden-Limburg waar initiatieven en ideeën onderdak vinden. Er is een Repair Café, een kledingruilwinkel en nog veel meer, en het draait op vrijwilligers.
Wat er op hun eigen site staat
Sinds de eerste registratie op 6 december 2021. Bron: degroenetransformator.nl, stand op 2 november 2026.
Zo veel uren moeten ergens bijgehouden worden.
Het oorspronkelijke probleem
De stichting moest elke week verantwoorden hoeveel uren vrijwilligers hadden gedraaid, richting de gemeente die de subsidie betaalt.
Dat betekende lijstjes bijhouden, cijfers overtypen en aan het eind van de week alles samenvoegen tot een rapportage. Werk dat niemand leuk vindt en dat toch elke week terugkwam.
Vroeger, elke week
- Vrijwilligers registreren hun uren op lijstjes
- De lijstjes worden verzameld
- De cijfers worden overgetypt
- Alles wordt samengevoegd tot een rapportage
Nu
- Tag aan de sleutelbos: aanmelden en afmelden
- De uren tellen zichzelf op
- De rapportage rolt eruit
Schematische illustratie, geen foto of schermafbeelding van het systeem.
Wat hier opvalt
De oplossing is geslaagd omdat je hem niet merkt. Het registreren zit het echte werk niet in de weg.
Hoe het werkt
Vrijwilligers melden zich aan en af met een tag aan hun sleutelbos. De uren tellen zichzelf op, en de rapportage voor de gemeente rolt er aan het eind van de periode vanzelf uit.
Op een gewone dag
-
De vrijwilliger
Meldt zich aan met de tag, doet het werk waarvoor die gekomen is, en meldt zich weer af. Dat is alles.
-
Het bestuur
Zoekt de uren niet meer bij elkaar. De rapportage is een kwestie van uitdraaien.
Het resultaat
Het bijhouden van lijstjes en het overtypen van cijfers is verdwenen. Waar het bestuur vroeger de uren bij elkaar zocht en tot een rapportage samenvoegde, is die rapportage nu een kwestie van uitdraaien. De vrijwilligers merken er nauwelijks iets van, en juist dat is de bedoeling.
De les: de beste registratie is er een waar niemand aan hoeft te denken.